Begraafplaatsen

GCBB-richtlijn administratie en financieel overzicht – Gemeenten en diaconieën met een begraafplaats

Deze richtlijn beschrijft de minimale eisen waaraan gemeenten en diaconieën binnen de Protestantse Kerk in Nederland moeten voldoen voor de administratie en de financiële verslaglegging van een begraafplaats. De richtlijn is vastgesteld door het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) en is aanvullend op de Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN. Alleen met voorafgaande toestemming van een Classicaal College voor behandeling van beheerszaken (CCBB) kan van de richtlijn worden afgeweken.

1. Reikwijdte

Deze richtlijn is van toepassing op alle gemeenten en diaconieën (inclusief kerkelijke stichtingen), die een of meerdere begraafplaatsen beheren of bezitten, inclusief geheel of gedeeltelijk gesloten begraafplaatsen zolang er financiële of onderhoudsverplichtingen bestaan.

2. Verplichte administratie

De gemeente voert een afzonderlijke administratie voor de begraafplaats inclusief:

  1. een actueel begraafplaatsreglement inclusief uitvoeringsbesluit waarin expliciet is vastgelegd dat er geen grafrechten voor onbepaalde tijd worden uitgegeven en de maximale termijn 20 jaar bedraagt (modelreglement en uitvoeringsbesluit PKN: https://www.kerkrentmeester.nl/begraafplaatsen/).
  2. een volledige graf- en urnenadministratie,
  3. een meerjarenraming (20 jaar) van kosten en baten, als basis voor een kostendekkende tariefstelling,
  4. toereikende financiële voorzieningen voor toekomstig onderhoud
  5. een administratie van vooruit ontvangen bedragen met vrijvalschema en inzicht in de aan de begraafplaats toe te rekenen liquiditeiten.[1] Indien er sprake is van een gesloten begraafplaats dan zijn alleen bovengenoemde punten 2 en 4 van toepassing

3. Financieel overzicht begraafplaats

Jaarlijks wordt een afzonderlijk financieel overzicht begraafplaats opgesteld, bestaande uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting [2]. Deze wordt gelijktijdig met de jaarrekening van de gemeente vastgesteld, waarbij tevens wordt verklaard dat deze voldoet aan deze richtlijn.

4. Waarderingsgrondslagen

Bedragen voor grafrechten en of onderhoud die ineens voor meerdere jaren vooruit worden betaald, worden op de balans geboekt als ‘Vooruit ontvangen gelden’. Ieder jaar valt een evenredig deel van deze balanspost vrij conform het vrijvalschema (zie bijlage 1 onder 2.1) Wanneer uit de meerjarenprognose van 20 jaar blijkt dat de inkomsten van de begraafplaats, inclusief de bovengenoemde vrijval van vooruit ontvangen bedragen, onvoldoende is om toekomstige onderhoudsverplichtingen te dekken dan wordt aanvullend een (aanvullende) voorziening begraafplaats gevormd. Positieve exploitatieresultaten worden toegevoegd aan de reserve begraafplaats; negatieve resultaten worden hierop in mindering gebracht.

5. Liquiditeit en verhouding tot de gemeente

De liquide middelen die nodig zijn voor (de instandhouding van) de begraafplaats(en) moeten inzichtelijk en gereserveerd zijn op een afzonderlijke bankrekening/spaarrekening

6. Verwerking in de jaarrekening van de gemeente

De totalen uit het financieel overzicht begraafplaats worden verwerkt in de balans en de staat van baten en lasten van de gemeente en opgenomen in FRIS. Het financieel overzicht begraafplaats wordt als verplicht document bij de jaarrekening ingediend.

7. Vaststelling en beoordeling

Het financieel overzicht begraafplaats en de jaarrekening van de gemeente worden behandeld in het college van kerkrentmeesters en vastgesteld door de kerkenraad. Hiermee is aantoonbaar dat de kerkenraad inzicht heeft in de financiële positie, exploitatie en risico’s van de begraafplaats. Het CCBB beoordeelt het financieel overzicht begraafplaats als onderdeel van de jaarrekening.

Vastgesteld in de GCBB-vergadering d.d. 30 september 2026

Bijlage 1. Financiële verslaglegging begraafplaatsen

1 Instructie administratie begraafplaats

Een goede financiële verslaglegging van begraafplaatsen zorgt ervoor dat: • inkomsten evenwichtig over toekomstige jaren worden verdeeld; • baten en lasten aan de juiste jaren worden toegerekend; • toekomstige verplichtingen volledig zichtbaar zijn; • er voldoende liquiditeiten aanwezig zijn; • risico’s tijdig worden onderkend en er indien nodig wordt bijgestuurd. Zie ook aanwijzingen/toelichting op de balans begraafplaats en toelichting bij de betreffende rekeningen in FRIS.

2 Balansposten

Stel een balans samen conform het hiernaast staande schema. De meest voorkomende posten worden hieronder toegelicht.

2.1 Vooruit ontvangen gelden

• Alle ontvangen bedragen voor grafrechten en onderhoud worden geboekt als vooruit ontvangen gelden contracten (passief). NB: In FRIS valt deze post onder langlopende schulden (23.40 passiva begraafplaatsen). • Deze bedragen worden lineair toegerekend aan de looptijd van het contract (bijv. 20 jaar → jaarlijks 1/20 als bate). • Baten worden pas genomen op het moment dat kosten worden gemaakt. Als er al een bedrag is betaald voordat het graf gebruikt wordt dan wordt de bate pas genomen vanaf het jaar dat het graf in gebruik komt tenzij is overeengekomen dat de looptijd van het grafrecht al voor het gebruik ingaat. Deze post is geen voorziening, maar een verplichting tot het leveren van diensten. Het gaat alleen om het laten vrijvallen van een deel van het ontvangen bedrag naarmate de dienst ook daadwerkelijk wordt geleverd.

Kernregel: Ontvangen bedragen pas als bate verwerken naarmate de prestatie (recht/onderhoud) wordt geleverd.

2.2 Voorzieningen

Bepaling voorziening (jaarlijks):

  1. Maak een meerjarenraming (20 jaar) van baten (inclusief de vrijval uit vooruit ontvangen bedragen).
  2. Maak een meerjarenraming (20 jaar) van lasten (op basis van kostprijs, niet op basis van vrijwilligers).
  3. Bepaal het verschil tussen baten en lasten → omvang voorziening. Verwerk het verschil met vorig jaar als dotatie of vrijval in de exploitatie. Kernregel: De voorziening dekt het tekort tussen toekomstige baten en lasten (voor de komende 20 jaar)

2.3 Algemene reserve begraafplaats (eigen vermogen)

• Ontstaat door jaarlijkse resultaten (positief of negatief). • Wordt gebruikt als buffer voor risico’s. • Richtlijn: circa 1–1,5 × jaarlijkse lasten. Kernregel: Reserve = buffer, geen vervanging van een voorziening.

2.4 Liquide middelen en rekening-courant gemeente

• De begraafplaats heeft vaak hoge liquide middelen door vooruitbetalingen. • Deze middelen moeten beschikbaar blijven voor toekomstige verplichtingen. • Een eigen bank/spaarrekening: o Via een eigen bank/spaarrekening voor de begraafplaats is duidelijk welk deel van de middelen aan de begraafplaats toebehoort. Kernregel: Liquide middelen begraafplaats mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor ze bestemd zijn en worden op een eigen bank/spaarrekening gestald.

3 Staat van baten en lasten

3.1 Opzet

Stel jaarlijks een afzonderlijke exploitatierekening op van de begraafplaats conform het schema hiernaast.

3.2 Resultaat

• Resultaat = baten – lasten (incl. mutaties voorzieningen). • Verwerking: o positief → toevoeging aan reserve o negatief → onttrekking aan reserve Kernregel: Resultaat loopt via de reserve, niet via vooruitontvangen bedragen of een voorziening. Als grafrechten en of onderhoudskosten per jaar worden voldaan (en niet voor meerdere jaren ineens) dan kunnen deze opbrengsten direct als bate worden opgenomen onder ‘Overige opbrengsten’.

3.3 Incidentele posten

• Incidentele baten en lasten afzonderlijk opnemen. • Deze beïnvloeden het jaarresultaat maar zijn geen structurele exploitatie.

3.4 Samenhang balans en exploitatie

• Vrijval vooruitontvangen bedragen → bate in exploitatie • Dotatie voorziening → last in exploitatie • Vrijval voorziening →bate in exploitatie • Resultaat → mutatie reserve (eigen vermogen)